Jurisprudence — 17 septembre 2026 : Cour de cassation, 3e civ., n° 25-13.544, arrêt n° 501 FS-B, publié au Bulletin. Le syndic assure le secrétariat de séance sauf décision contraire de l’assemblée générale : un règlement de copropriété ne peut pas imposer par avance qu’un tiers rédige certains procès-verbaux à la place du secrétaire légalement désigné.
Le règlement de copropriété peut-il décider une fois pour toutes qu’un notaire rédigera le procès-verbal de certaines assemblées générales ?
La Cour de cassation répond clairement par la négative.
Dans un arrêt du 17 septembre 2026, publié au Bulletin, la troisième chambre civile rappelle que le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Si une autre personne doit devenir secrétaire de séance, ce choix doit donc résulter d’une décision de l’assemblée.
Le règlement de copropriété ne peut pas retirer ce pouvoir à l’assemblée en imposant par avance qu’un notaire ou un autre tiers dressera le procès-verbal dans certaines situations.
Mais l’arrêt apporte également une nuance essentielle : un tiers peut parfaitement assister le secrétaire de séance dans la rédaction du procès-verbal. La Cour ne ferme donc pas la porte à la présence d’un notaire, d’un avocat ou d’un autre professionnel. Elle distingue simplement l’assistance matérielle ou juridique de la fonction de secrétaire de séance elle-même.
À retenir
- L’article 15 du décret du 17 mars 1967 prévoit que le syndic assure le secrétariat, sauf décision contraire de l’assemblée générale.
- Une autre personne peut devenir secrétaire de séance, mais cela doit résulter d’une décision de l’AG.
- Le règlement de copropriété ne peut pas imposer par avance qu’un tiers soit secrétaire ou dresse le PV en lieu et place du secrétaire légalement désigné.
- Un notaire, avocat ou autre tiers peut néanmoins assister le secrétaire pour la rédaction du procès-verbal.
- Une clause du règlement contraire à cette règle impérative peut être réputée non écrite sur le fondement de l’article 43 de la loi de 1965.
- L’arrêt ne signifie pas qu’un notaire ne peut jamais participer à une AG.
- Il ne signifie pas non plus que toute intervention d’un tiers dans la rédaction d’un PV entraîne automatiquement la nullité de l’assemblée.
- Pour sécuriser l’AG, l’identité du secrétaire et, le cas échéant, la décision désignant une autre personne doivent être clairement documentées.
1. Qui est normalement secrétaire de séance en copropriété ?
L’article 15 du décret du 17 mars 1967 est très clair.
Au début de chaque réunion, l’assemblée désigne son président et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Puis le texte ajoute :
« Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale. »
Le principe est donc simple :
syndic = secrétaire de séance par défaut.
Il n’est pas nécessaire que l’assemblée vote systématiquement pour désigner le syndic comme secrétaire si elle ne souhaite pas déroger à cette règle.
En revanche, si une autre personne doit exercer cette fonction, il faut une décision de l’assemblée.
Le règlement de copropriété ne peut pas remplacer cette décision collective par une désignation automatique faite des années à l’avance.
Cette règle doit être distinguée de la désignation du président de séance. Le président est toujours choisi par l’assemblée au début de la réunion. Le secrétaire, lui, est par défaut le syndic, sauf décision contraire.
Notre article sur les erreurs d’assemblée générale susceptibles de conduire au contentieux rappelle pourquoi la constitution du bureau de séance mérite un contrôle précis.
2. Que s’est-il passé dans l’affaire jugée le 17 septembre 2026 ?
Le litige concernait une copropriété dans laquelle une société civile immobilière contestait une assemblée générale du 12 juin 2019 et plusieurs résolutions relatives notamment à des modifications portant sur des parties communes et des lots.
Le règlement de copropriété comportait une clause particulière.
Son article 51 prévoyait que toutes les assemblées ayant à traiter de modifications du règlement de copropriété devaient se tenir avec l’assistance d’un notaire qui dresserait le procès-verbal de la réunion et en ferait transcrire une expédition au service chargé de la publicité foncière.
Le syndicat des copropriétaires a demandé reconventionnellement que cette clause soit réputée non écrite.
La cour d’appel de Lyon lui a donné raison.
La SCI soutenait devant la Cour de cassation qu’une telle clause n’était pas contraire à l’article 15 du décret de 1967 et qu’un notaire pouvait valablement dresser le procès-verbal en lieu et place du syndic.
La Cour de cassation rejette le pourvoi.
3. Quelle règle la Cour de cassation pose-t-elle ?
Le raisonnement tient en deux textes.
D’abord, l’article 15 du décret de 1967 : le syndic assure le secrétariat, sauf décision contraire de l’assemblée générale.
Ensuite, l’article 43 de la loi du 10 juillet 1965 : les clauses du règlement contraires aux dispositions impératives de la loi ou de son décret d’application sont réputées non écrites.
La Cour en déduit que :
- le secrétaire peut être assisté par un tiers ;
- mais seule l’assemblée peut décider qu’une autre personne que le syndic sera secrétaire ;
- le règlement ne peut pas imposer qu’un tiers dressera certains procès-verbaux à la place du syndic ou du secrétaire désigné par l’AG.
Le principe est donc un principe de liberté de décision de l’assemblée générale.
Le règlement peut organiser de nombreux aspects de la vie de la copropriété, mais il ne peut pas neutraliser une compétence que le décret réserve à l’assemblée.
4. Pourquoi la clause du règlement est-elle réputée non écrite ?
La sanction retenue n’est pas une simple inopposabilité ponctuelle.
L’article 43 de la loi de 1965 prévoit que les clauses contraires aux dispositions impératives de la loi et de son décret d’application sont réputées non écrites.
Une clause réputée non écrite est considérée comme ne pouvant pas produire les effets juridiques qu’elle prétend imposer.
Dans l’affaire jugée, le règlement ne se contentait pas de recommander la présence d’un notaire. Il prévoyait qu’il dresserait le procès-verbal des assemblées portant sur certaines modifications du règlement.
C’est cette substitution imposée au secrétaire prévu par l’article 15 qui posait problème.
Cette jurisprudence constitue donc aussi une bonne illustration de l’utilité de vérifier si un règlement de copropriété ancien contient encore des clauses incompatibles avec le droit impératif actuel.
5. Un notaire peut-il quand même participer à l’assemblée générale ?
Oui.
C’est une nuance très importante de l’arrêt.
La Cour de cassation précise expressément que la loi n’exclut pas que le secrétaire de séance soit assisté d’un tiers pour la rédaction du procès-verbal.
Un notaire peut donc :
- assister à l’assemblée dans les conditions juridiquement admises ;
- aider à formaliser certaines décisions complexes ;
- conseiller sur la rédaction d’une résolution modifiant le règlement ;
- préparer un acte destiné à la publicité foncière ;
- assister matériellement le secrétaire de séance dans la rédaction du procès-verbal.
Ce qu’il ne peut pas faire automatiquement, sur la seule base du règlement, c’est se substituer au secrétaire légalement désigné.
Assister à la rédaction ≠ être secrétaire de séance.
Cette distinction doit être très claire dans les dossiers d’AG comportant un notaire, un avocat ou tout autre tiers intervenant pour sécuriser un sujet technique ou juridique.
6. Comment désigner valablement un autre secrétaire de séance ?
Si les copropriétaires souhaitent qu’une autre personne que le syndic soit secrétaire, l’article 15 permet cette solution.
Mais il faut une décision de l’assemblée générale.
En pratique, le procès-verbal devrait permettre de comprendre :
- qui a été proposé comme secrétaire ;
- que l’assemblée a été appelée à se prononcer ;
- le résultat de cette décision ;
- l’identité de la personne qui exerce effectivement le secrétariat.
Faut-il une résolution formelle ?
L’arrêt insiste sur l’existence d’une décision de l’assemblée. Pour sécuriser la preuve, il est donc préférable que le choix d’un autre secrétaire soit clairement acté dans le déroulement de l’AG et dans le procès-verbal.
La question devient particulièrement importante lorsque la régularité de l’assemblée est ensuite contestée.
Un dossier dans lequel un tiers a rédigé le procès-verbal sans que l’on puisse retrouver la moindre décision de l’AG est beaucoup plus fragile qu’un dossier où la désignation est explicitement tracée.
Notre guide sur la préparation de l’assemblée générale rappelle l’intérêt de sécuriser ces points avant l’ouverture de la séance.
7. Qui signe le procès-verbal de l’assemblée générale ?
L’article 17 du décret du 17 mars 1967 complète le dispositif.
Le procès-verbal est signé, à la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée, par :
- le président ;
- le secrétaire ;
- le ou les scrutateurs.
Le procès-verbal comporte également le résultat de chaque vote, l’identité et le nombre de voix des opposants et abstentionnistes, les réserves éventuelles portant sur la régularité des décisions et, le cas échéant, certains incidents techniques liés à la participation à distance.
La feuille de présence lui est annexée.
Cette exigence de signature confirme l’importance de savoir qui a réellement exercé la fonction de secrétaire.
Un tiers qui a seulement aidé à rédiger le document n’est pas pour autant automatiquement le secrétaire chargé de signer le procès-verbal en cette qualité.
Pour approfondir ces contrôles, notre article consacré au procès-verbal d’assemblée générale détaille les principales mentions et pièces à vérifier.
8. Une erreur sur le secrétaire entraîne-t-elle automatiquement l’annulation de l’AG ?
Il faut rester prudent.
L’arrêt du 17 septembre 2026 tranche principalement la validité d’une clause du règlement imposant un rédacteur du procès-verbal.
Il ne pose pas une règle selon laquelle toute irrégularité liée au secrétaire entraînerait automatiquement la nullité de l’ensemble de l’assemblée générale.
Dans un contentieux, il faut distinguer plusieurs questions :
- la clause du règlement est-elle valable ?
- qui a réellement été secrétaire ?
- une décision de l’AG a-t-elle désigné cette personne ?
- le tiers a-t-il seulement assisté le secrétaire ou s’est-il substitué à lui ?
- le procès-verbal a-t-il été signé dans les conditions réglementaires ?
- quelle demande d’annulation est formulée et dans quels délais ?
Il serait donc trop rapide d’écrire :
« Un tiers a participé à la rédaction : l’AG est nulle. »
Le bon raisonnement consiste à qualifier le rôle exact du tiers et à vérifier la chaîne de désignation et de signature.
Pourquoi cette prudence est-elle importante ?
La jurisprudence de copropriété distingue fréquemment la non-conformité d’une clause, l’irrégularité d’un acte et les conditions précises d’une action en nullité.
Notre article sur les erreurs d’AG susceptibles de conduire au contentieux explique pourquoi chaque irrégularité doit être replacée dans sa procédure.
9. Que faire si le règlement de copropriété contient une clause similaire ?
La première étape est de la repérer.
Certains règlements anciens contiennent des clauses très détaillées sur l’organisation des assemblées : présence d’un notaire, composition d’un bureau, modalités de rédaction du procès-verbal ou formalités particulières pour certaines décisions.
Une clause ancienne n’est pas automatiquement illicite.
Mais lorsqu’elle entre en contradiction avec une disposition impérative plus récente ou avec une règle qui réserve une compétence à l’assemblée générale, elle doit être analysée au regard de l’article 43.
Faut-il modifier immédiatement le règlement ?
La clause réputée non écrite ne produit pas d’effet juridique simplement parce qu’elle figure encore matériellement dans le document.
Mais sa présence peut continuer à créer de la confusion dans la gestion quotidienne.
Il peut donc être utile de :
- identifier la clause ;
- la signaler au conseil syndical et au syndic ;
- éviter de continuer à l’appliquer automatiquement ;
- étudier son actualisation lors d’une prochaine modification du règlement.
Cette approche rejoint notre analyse sur la manière de déterminer si un règlement de copropriété est réellement à jour.
Pourquoi ce point apparemment formel peut devenir important en contentieux
La désignation du secrétaire peut sembler secondaire face aux sujets traités en assemblée : travaux, budget, changement de syndic, modification du règlement ou autorisation de vente d’une partie commune.
Pourtant, le procès-verbal est le document qui restitue juridiquement les décisions adoptées. Il constitue ensuite la base utilisée pour notifier les résolutions, calculer les délais de contestation, exécuter les décisions, préparer une publication foncière ou produire une preuve en justice.
La qualité de sa rédaction et l’identification des personnes responsables de son établissement ne sont donc pas de simples détails administratifs.
Dans une copropriété où un professionnel extérieur assiste régulièrement les assemblées, il est particulièrement utile de distinguer trois fonctions :
- le secrétaire de séance, qui exerce la fonction définie par le décret ;
- le rédacteur ou assistant, qui peut aider matériellement à formaliser les débats et décisions ;
- le professionnel chargé d’un acte ultérieur, par exemple un notaire qui devra publier une modification du règlement de copropriété.
Une même personne peut éventuellement intervenir à plusieurs titres lorsque le droit le permet, mais ces fonctions ne doivent pas être confondues ni présumées sur la seule base d’une clause ancienne.
Cette distinction est particulièrement utile lors des assemblées portant sur des opérations complexes. Une modification du règlement, une création de lot ou une cession de partie commune peut justifier la présence d’un notaire pour préparer ou publier l’acte. Cela ne signifie pas pour autant que le notaire devient automatiquement secrétaire de séance.
Le contrôle consiste donc moins à rechercher qui a physiquement tapé le procès-verbal qu’à déterminer qui exerçait juridiquement la fonction de secrétaire et sur quel fondement.
10. Comment sécuriser le secrétariat et le procès-verbal d’une AG ?
Le contrôle est finalement assez simple lorsqu’il est réalisé au bon moment.
Ce que nous vérifions dans un dossier d’assemblée générale
- le syndic est secrétaire sans qu’aucune décision contraire n’ait été prise ;
- une autre personne est présentée comme secrétaire mais aucune décision de l’AG n’est retrouvée ;
- un tiers a assisté à la rédaction sans que son rôle soit clairement distingué de celui du secrétaire ;
- le règlement contient une clause imposant un notaire ou un autre rédacteur ;
- le procès-verbal est signé par des personnes dont les fonctions ne sont pas clairement identifiées ;
- le président, le secrétaire ou les scrutateurs mentionnés dans le PV ne correspondent pas aux décisions prises en début de séance ;
- une clause ancienne continue à être appliquée alors qu’elle est susceptible d’être réputée non écrite.
Checklist du conseil syndical
- ✓ Relire le règlement de copropriété avant l’AG.
- ✓ Identifier les clauses portant sur le bureau de séance et le procès-verbal.
- ✓ Vérifier qui est prévu comme secrétaire par défaut.
- ✓ Si un autre secrétaire est souhaité, prévoir une décision claire de l’assemblée.
- ✓ Distinguer le secrétaire du tiers qui l’assiste.
- ✓ Vérifier l’identité du président et des scrutateurs.
- ✓ Contrôler les signatures du procès-verbal.
- ✓ Vérifier que les résultats de vote sont correctement consignés.
- ✓ Annexer la feuille de présence au PV.
- ✓ Conserver la trace de toute réserve formulée sur la régularité de la séance.
- ✓ Ne pas appliquer automatiquement une clause du règlement contraire à une règle impérative.
Principales références juridiques
| Référence | Objet | Source officielle |
|---|---|---|
| Cour de cassation, 3e civ., 17 septembre 2026, n° 25-13.544, arrêt n° 501 FS-B | Secrétaire de séance, assistance d’un tiers et clause du règlement | Cour de cassation |
| Article 15 du décret du 17 mars 1967 | Le syndic assure le secrétariat, sauf décision contraire de l’AG | Légifrance |
| Article 17 du décret du 17 mars 1967 | Contenu, signature et conservation du procès-verbal | Légifrance |
| Article 43 de la loi du 10 juillet 1965 | Clauses contraires aux dispositions impératives réputées non écrites | Légifrance |
Questions fréquentes
Le syndic doit-il toujours être secrétaire de séance ?
Il l’est par défaut. L’assemblée générale peut toutefois décider de désigner une autre personne.
Le règlement de copropriété peut-il désigner un secrétaire permanent ?
Il ne peut pas imposer une personne à la place du syndic lorsque l’article 15 réserve à l’assemblée la possibilité de décider d’un autre secrétaire.
Un notaire peut-il participer à l’assemblée générale ?
Oui. L’arrêt ne lui interdit pas d’intervenir. Il peut notamment assister le secrétaire dans la rédaction du procès-verbal, mais ne peut pas devenir automatiquement secrétaire sur la seule base du règlement.
Un avocat peut-il aider à rédiger le procès-verbal ?
Oui, dans la même logique : un tiers peut assister le secrétaire, sous réserve de respecter le rôle et les pouvoirs de chacun.
Faut-il voter si l’on veut un autre secrétaire que le syndic ?
Oui. L’article 15 prévoit que le syndic reste secrétaire sauf décision contraire de l’assemblée générale.
Une clause contraire est-elle automatiquement supprimée du document ?
Non matériellement. Elle peut être réputée non écrite et ne pas produire d’effet, tout en restant physiquement reproduite dans un ancien règlement tant qu’il n’est pas actualisé.
Un mauvais secrétaire rend-il automatiquement toute l’AG nulle ?
L’arrêt du 17 septembre 2026 ne pose pas une telle règle générale. Il faut analyser la situation précise, la fonction réellement exercée, les décisions de l’AG et la procédure contentieuse engagée.
Que doit vérifier le conseil syndical avant l’AG ?
Le règlement, les clauses relatives au bureau, l’identité du président et du secrétaire, le rôle éventuel des tiers et les conditions de signature du procès-verbal.
L’analyse JUDEXIMMO Conseil
L’arrêt du 17 septembre 2026 rappelle un principe important : le règlement de copropriété ne peut pas confisquer à l’assemblée générale une compétence que le décret lui réserve.
Le rôle du secrétaire de séance ne doit pas être confondu avec la personne qui apporte une assistance juridique ou rédactionnelle.
Cette distinction permet d’ailleurs de concilier deux besoins : conserver un fonctionnement juridiquement régulier de l’assemblée tout en faisant intervenir, lorsque le dossier le justifie, un notaire, un avocat ou un autre professionnel pour sécuriser une opération complexe.
Le problème n’est donc pas la présence du tiers. Il apparaît lorsque le règlement prétend lui conférer automatiquement une fonction qui devrait résulter d’une décision de l’assemblée.
Cette jurisprudence rappelle aussi l’intérêt de relire les règlements anciens. Certaines clauses continuent à être appliquées par habitude alors que les textes impératifs ont évolué ou que leur portée a été clarifiée par la jurisprudence.
La bonne méthode consiste donc à distinguer : règle impérative → clause du règlement → décision de l’AG → rôle réellement exercé → contenu du procès-verbal.
Votre règlement contient des règles particulières sur l’organisation des assemblées générales ?
JUDEXIMMO Conseil peut analyser le règlement, les procès-verbaux et la pratique des assemblées afin d’identifier les clauses obsolètes, les points de vigilance et les adaptations utiles.
Cette analyse peut être intégrée à un audit indépendant de copropriété ou à une étude ciblée du règlement et des assemblées générales.
Pour compléter cette lecture, consultez également notre analyse sur la constitution du bureau de séance et les risques d’annulation d’une AG.
