Assemblée générale de copropriété : 10 erreurs qui peuvent conduire au contentieux

Une assemblée générale de copropriété peut prendre des décisions parfaitement légitimes sur le fond et pourtant se retrouver fragilisée par une erreur de procédure.

Convocation adressée trop tard, document obligatoire absent, mauvaise majorité, pouvoir mal comptabilisé, vote par correspondance traité deux fois, incident de visioconférence non mentionné, résolution modifiée en séance ou procès-verbal incomplet : les erreurs d’assemblée générale en copropriété ne produisent pas toutes les mêmes conséquences, mais certaines peuvent alimenter un contentieux.

Il faut toutefois éviter une idée trop simpliste : toute irrégularité n’entraîne pas automatiquement l’annulation d’une résolution ou de l’assemblée entière. La nature du défaut, la décision concernée, le résultat du vote et la possibilité de reconstituer les opérations sont déterminants.

La sécurisation d’une assemblée commence donc bien avant la réunion. Elle suppose de contrôler la convocation, les pièces jointes, les projets de résolution, les majorités, les pouvoirs, les modes de participation et la future rédaction du procès-verbal.

1. Pourquoi une assemblée générale peut-elle être contestée ?

L’assemblée générale concentre presque toutes les décisions importantes de la copropriété : approbation des comptes, budget, travaux, désignation du syndic, contrats, emprunts, modifications du règlement, autorisations données à certains copropriétaires ou procédures judiciaires.

Chaque décision repose sur une chaîne de formalités :

• convocation régulière ;
• ordre du jour suffisamment précis ;
• documents obligatoires transmis ;
• feuille de présence correcte ;
• pouvoirs valables ;
• participation à distance correctement organisée ;
• bonne majorité ;
• décompte exact des voix ;
• procès-verbal fidèle aux opérations.

Le contentieux apparaît lorsqu’un copropriétaire estime qu’une décision a été prise dans des conditions irrégulières et qu’il dispose de la qualité et du délai nécessaires pour la contester.

Mais le risque doit toujours être apprécié précisément. L’article 17-1 du décret du 17 mars 1967 prévoit notamment qu’une irrégularité formelle affectant le procès-verbal ou la feuille de présence, lorsqu’elle concerne les conditions de vote ou le calcul des voix, n’entraîne pas nécessairement la nullité si le sens du vote peut être reconstitué et si le résultat n’est pas affecté.

2. Erreur n°1 : une convocation irrégulière ou insuffisamment traçable

La convocation constitue le point de départ de l’assemblée.

Elle doit notamment indiquer le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour. Elle doit aussi préciser les modalités de consultation des pièces justificatives des charges et comporter le formulaire de vote par correspondance.

Sauf urgence, elle doit être notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un délai plus long.

Erreurs fréquentes

• copropriétaire oublié ;
• notification envoyée à une mauvaise adresse ;
• délai de vingt et un jours mal calculé ;
• absence de preuve de notification ;
• ordre du jour trop vague ;
• résolution votée alors qu’elle ne figurait pas à l’ordre du jour ;
• formulaire de vote par correspondance absent ;
• confusion entre simple email et véritable notification électronique.

Avec le développement de la notification électronique, le syndic doit être capable de justifier la date de transmission, le procédé utilisé et les pièces effectivement adressées.

Notre article sur la convocation d’AG par notification électronique détaille les preuves qui doivent être conservées.

Une convocation irrégulière annule-t-elle automatiquement l’AG ?

Il faut éviter les conclusions générales. La conséquence dépend du défaut constaté, de la situation du copropriétaire qui agit et de la décision contestée.

Un copropriétaire privé d’une possibilité réelle de participer ne se trouve pas dans la même situation qu’un copropriétaire ayant reçu une convocation régulière comportant une erreur matérielle sans incidence.

3. Erreur n°2 : oublier un document obligatoire ou ne pas distinguer information et validité

Tous les documents joints à une convocation n’ont pas le même statut juridique.

L’article 11 du décret du 17 mars 1967 distingue expressément :

• les documents notifiés pour la validité de la décision ;
• les documents transmis pour l’information des copropriétaires.

Cette distinction est fondamentale.

Documents liés à la validité de certaines décisions

Selon la question soumise au vote, il peut notamment s’agir :

• de l’état financier et du compte de gestion lorsque les comptes sont soumis à approbation ;
• du projet de budget lorsque l’assemblée vote le budget prévisionnel ;
• des conditions essentielles d’un contrat, d’un devis ou d’un marché soumis à approbation ;
• du projet de contrat de syndic lors de sa désignation ;
• d’un projet de modification du règlement de copropriété ou de la répartition des charges ;
• des projets de résolution pour plusieurs décisions relevant notamment des articles 24, 25, 26 ou 30 de la loi de 1965.

Documents destinés à l’information

D’autres pièces ont une fonction informative : annexes au budget, détail de la rémunération du syndic, avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, projet d’état individuel de répartition ou encore certains descriptifs de travaux.

Le conseil syndical doit donc contrôler non seulement la présence des annexes, mais aussi leur fonction juridique.

Lorsqu’il ne reçoit pas les pièces nécessaires, la procédure décrite dans notre article sur les documents non transmis au conseil syndical permet de structurer la demande et son suivi.

4. Erreurs n°3 et n°4 : mauvaise majorité ou mauvais collège de votants

Erreur n°3 : appliquer la mauvaise majorité

Les articles 24, 25 et 26 organisent des niveaux de majorité différents. Une résolution relative aux travaux, au syndic, à une autorisation individuelle ou à une modification importante ne peut pas être votée avec la majorité choisie uniquement parce qu’elle paraît plus facile à atteindre.

Le contrôle doit porter sur :

• la nature exacte de la décision ;
• le texte applicable ;
• la majorité annoncée dans le projet de résolution ;
• la majorité réellement utilisée lors du vote ;
• le nombre de voix obtenu.

Notre guide sur les majorités des articles 24, 25 et 26 permet de vérifier les principaux cas.

Erreur n°4 : faire voter les mauvais copropriétaires

Dans certaines copropriétés, la difficulté ne vient pas du seuil de majorité, mais de la population appelée à voter.

Cela concerne notamment :

• les parties communes spéciales ;
• certains équipements collectifs ;
• des syndicats secondaires ;
• des décisions ne concernant qu’un bâtiment ou une catégorie de lots ;
• les hypothèses de réduction de voix prévues par la loi.

Un calcul mathématiquement exact peut donc être juridiquement faux si les voix prises en compte ne correspondent pas aux copropriétaires concernés par la décision.

5. Erreurs n°5 et n°6 : pouvoirs, vote par correspondance et participation à distance mal gérés

Erreur n°5 : un pouvoir ou un formulaire mal comptabilisé

La feuille de présence doit identifier les copropriétaires présents physiquement ou représentés, ceux qui participent par visioconférence ou un autre moyen électronique, et ceux qui ont voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire.

Lorsque le copropriétaire est représenté, le nom et le domicile du mandataire doivent également apparaître.

Les erreurs les plus sensibles sont :

• un copropriétaire compté à la fois comme présent et votant par correspondance ;
• un pouvoir rattaché au mauvais copropriétaire ;
• un mandataire dépassant les limites légales de délégations ou de voix ;
• un départ en cours de séance non répercuté dans les votes suivants ;
• un formulaire reçu hors délai et néanmoins intégré ;
• un copropriétaire arrivé en séance dont le formulaire n’a pas été neutralisé.

Erreur n°6 : oublier la réalité de la participation à distance

La visioconférence ne consiste pas seulement à afficher un nom sur un écran. Il faut pouvoir vérifier que le participant est identifié, qu’il suit les débats et qu’il peut réellement faire connaître son vote.

Lorsqu’un incident technique empêche un participant à distance de voter, l’article 17 du décret impose que cet incident soit mentionné dans le procès-verbal.

La sécurisation devient donc particulièrement importante lorsqu’une assemblée combine présence physique, pouvoirs, vote par correspondance et visioconférence.

Que se passe-t-il si une résolution est modifiée ?

Le votant par correspondance s’est prononcé sur le texte communiqué avant l’assemblée. Une modification de la résolution pendant la séance peut donc affecter le traitement de son vote.

Le procès-verbal doit permettre de comprendre la version finalement soumise au vote et la manière dont les votes par correspondance ont été traités.

6. Erreur n°7 : mal constituer le bureau de séance

Au début de la réunion, l’assemblée désigne son président et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs.

Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Il est donc inexact de considérer que toutes les assemblées doivent nécessairement comporter un scrutateur ou que le secrétaire doit systématiquement être élu parmi les copropriétaires.

En revanche, lorsque le règlement de copropriété prévoit des conditions particulières relatives au bureau, elles doivent être examinées avec attention.

Pourquoi le président de séance est-il essentiel ?

Le président certifie notamment la feuille de présence. Il dirige les opérations de séance et joue un rôle central dans la fiabilité des votes et du procès-verbal.

Un bureau constitué sans respecter les règles applicables peut fragiliser les décisions, notamment lorsque cette irrégularité affecte concrètement le déroulement ou le contrôle du scrutin.

Notre analyse sur l’annulation d’une assemblée générale liée au scrutateur détaille ce point.

7. Erreurs n°8 et n°9 : résolution réécrite et mauvaise application de l’article 25-1

Erreur n°8 : voter une décision différente de celle annoncée

Les débats peuvent naturellement conduire à préciser une résolution. Mais une modification importante du montant, du périmètre, du prestataire, du financement ou de l’objet de la décision peut poser difficulté si le projet finalement soumis ne correspond plus à la question portée à l’ordre du jour.

Il faut distinguer :

• une correction rédactionnelle ;
• une précision sans modification de l’objet ;
• un véritable changement de décision.

Cette distinction est encore plus importante en présence de votes par correspondance, puisque les copropriétaires absents se sont prononcés sur le texte initial.

Erreur n°9 : croire que l’« AG de rattrapage » est générale

L’article 25-1 comporte deux mécanismes distincts.

Premier mécanisme : lorsqu’un projet soumis à la majorité de l’article 25 ou d’une autre disposition n’obtient pas cette majorité mais recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24.

Second mécanisme : lorsque la résolution porte sur les travaux d’économies d’énergie ou de réduction des émissions de gaz à effet de serre visés au f de l’article 25 et qu’elle n’a même pas recueilli un tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle assemblée convoquée dans les trois mois peut statuer à l’article 24, mais uniquement sur un projet identique.

Cette seconde possibilité ne constitue donc pas une faculté générale de reconvoquer toute résolution rejetée à une majorité plus facile.

8. Erreur n°10 : un procès-verbal ou une notification finale mal sécurisés

Le procès-verbal doit restituer les résultats des votes et permettre d’identifier, sous chaque question, les copropriétaires opposants, abstentionnistes et, lorsque les textes le prévoient, ceux assimilés à des défaillants.

Il doit également mentionner les réserves éventuellement formulées sur la régularité des décisions et les incidents techniques ayant empêché un participant à distance de faire connaître son vote.

La feuille de présence est annexée au procès-verbal.

Quels contrôles effectuer ?

• résolution votée identique ou clairement reliée à l’ordre du jour ;
• majorité utilisée ;
• résultat exact ;
• nombre de voix pour, contre et abstention ;
• identité des opposants et abstentionnistes lorsque requise ;
• arrivées et départs en cours de séance ;
• incidents de participation à distance ;
• réserves formulées ;
• concordance avec la feuille de présence.

Le procès-verbal d’assemblée générale doit être rapproché des documents de vote et de la feuille de présence avant toute analyse contentieuse.

Une erreur formelle suffit-elle à tout annuler ?

Non nécessairement.

Le décret prévoit expressément qu’une irrégularité formelle de la feuille de présence ou du procès-verbal concernant les conditions de vote ou le calcul des voix ne provoque pas nécessairement la nullité lorsque le sens du vote peut être reconstitué et que le résultat n’est pas affecté.

Il faut donc recalculer avant de conclure.

9. Qui peut contester une décision et dans quel délai ?

L’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 fixe un délai particulièrement strict.

Les actions en contestation des décisions d’assemblée générale doivent être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal.

Le syndic doit procéder à cette notification dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée.

Opposant et défaillant : pourquoi cette qualification est-elle importante ?

Le droit d’agir dépend notamment de la position du copropriétaire lors de la décision.

Avant toute contestation, il faut donc contrôler :

• sa présence ou son absence ;
• son vote ;
• son éventuelle représentation ;
• le traitement de son vote par correspondance ;
• la date de notification du procès-verbal ;
• la décision précisément contestée.

Les travaux votés peuvent-ils commencer immédiatement ?

Pour les travaux décidés en application des articles 25 et 26, l’article 42 prévoit, sauf urgence, une suspension de leur exécution jusqu’à l’expiration du délai de deux mois de contestation.

Cette règle doit être intégrée au calendrier de lancement du chantier.

10. Méthode de contrôle JUDEXIMMO avant et après l’AG

Ce que nous constatons lors de nos audits

Checklist du conseil syndical

• ✓ Contrôler la date et la preuve de notification de la convocation.
• ✓ Vérifier le délai de vingt et un jours.
• ✓ Relire chaque question inscrite à l’ordre du jour.
• ✓ Identifier les documents relevant de la validité de la décision.
• ✓ Vérifier les projets de résolution.
• ✓ Identifier la majorité applicable avant l’AG.
• ✓ Vérifier les pouvoirs et les limites de représentation.
• ✓ Contrôler les votes par correspondance reçus.
• ✓ Préparer la feuille de présence selon les quatre modes de participation.
• ✓ Relever les arrivées, départs et déconnexions.
• ✓ Vérifier la constitution du bureau.
• ✓ Contrôler l’application exacte de l’article 25-1.
• ✓ Vérifier que les résolutions amendées restent dans le périmètre de l’ordre du jour.
• ✓ Rapprocher le procès-verbal de la feuille de présence.
• ✓ Conserver la preuve de notification du procès-verbal.

Principaux textes applicables

Questions fréquentes

Audit express d’une assemblée générale

JUDEXIMMO Conseil peut contrôler :

• la convocation ;
• la preuve de notification ;
• l’ordre du jour ;
• les documents annexés ;
• les projets de résolution ;
• les pouvoirs ;
• les votes par correspondance ;
• la feuille de présence ;
• les majorités appliquées ;
• les résultats détaillés ;
• le procès-verbal ;
• la notification du procès-verbal.

Le livrable distingue quatre niveaux :

• Procédure cohérente ;
• Points documentaires à compléter ;
• Vote ou majorité à recalculer ;
• Risque de contestation à analyser.