Le nouveau syndic a été désigné.
L’assemblée générale est terminée, le mandat de l’ancien gestionnaire a cessé et la copropriété devrait pouvoir poursuivre normalement son fonctionnement.
Mais quelques jours plus tard, les difficultés commencent.
Les relevés bancaires ne sont pas disponibles. Certains contrats sont introuvables. Les dossiers de travaux n’ont pas été remis. Les archives numériques sont incomplètes. La comptabilité n’est toujours pas exploitable.
Le nouveau syndic découvre alors qu’il est juridiquement chargé d’administrer un immeuble dont il ne possède pas encore toute la mémoire.
Cette situation n’est pas anodine.
La loi du 10 juillet 1965 impose à l’ancien syndic des délais précis de transmission après la cessation de ses fonctions.
Ces délais concernent successivement :
- la situation de trésorerie et les informations bancaires ;
- les documents et archives de la copropriété ;
- les documents numériques ;
- puis les comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture.
Lorsque ces obligations ne sont pas respectées, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical dispose d’un recours spécifique après mise en demeure.
Encore faut-il savoir ce qui devait être transmis, à quelle date et ce qui manque réellement.
À retenir
- L’ancien syndic reste tenu d’organiser la transmission après la cessation de ses fonctions.
- Dans les 15 jours, il doit remettre la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque.
- Dans le délai d’un mois, il doit remettre l’ensemble des documents et archives du syndicat.
- Les documents dématérialisés doivent également être transmis dans un format téléchargeable et imprimable.
- Si les archives sont confiées à un prestataire spécialisé, celui-ci doit être informé du changement et recevoir les coordonnées du nouveau syndic.
- Dans les deux mois suivant l’expiration du délai d’un mois, l’ancien syndic doit fournir l’état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat après apurement et clôture.
- On obtient donc, pour cette dernière obligation comptable, une échéance pouvant aller jusqu’à environ trois mois après la cessation des fonctions.
- Une transmission partielle ne doit pas être assimilée à une transmission complète.
- Après mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire statuant en référé.
- Le juge peut ordonner la remise sous astreinte des pièces, informations et documents concernés.
Sommaire
- L’ancien syndic doit-il obligatoirement transmettre les archives ?
- Quels sont exactement les délais ?
- Que doit-il remettre sous 15 jours ?
- Que doit-il remettre sous un mois ?
- Que doit-il remettre ensuite concernant les comptes ?
- Quelles archives doivent être transmises ?
- Qu’en est-il des documents numériques ?
- Que faire si les archives sont chez un prestataire ?
- Comment vérifier si la transmission est complète ?
- Quels documents comptables faut-il contrôler ?
- Quels dossiers travaux et sinistres récupérer ?
- Que vérifier pour les contentieux et impayés ?
- Quand envoyer une mise en demeure ?
- Que doit contenir la mise en demeure ?
- Quel recours si l’ancien syndic ne répond toujours pas ?
- À quoi sert l’astreinte ?
- Attention à ne pas confondre avec la pénalité de 15 € par jour
- Peut-on rechercher la responsabilité de l’ancien syndic ?
- Les erreurs à éviter
- Checklist de reprise des archives
- Les principaux textes applicables
- Questions fréquentes
- L’analyse JUDEXIMMO Conseil
L’ancien syndic doit-il obligatoirement transmettre les archives ?
Oui.
La conservation des archives du syndicat fait partie des missions du syndic.
Lorsqu’il cesse ses fonctions, ces archives doivent permettre au nouveau syndic de poursuivre la gestion sans devoir reconstruire l’histoire de la copropriété depuis zéro.
Les documents appartiennent au fonctionnement du syndicat des copropriétaires.
Ils ne constituent pas les archives personnelles du cabinet sortant.
Cette continuité documentaire reste essentielle quel que soit le mode de gestion choisi. Pour replacer cette question dans l’organisation générale de la copropriété, consultez notre guide sur les différents types de syndic de copropriété.
L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 organise précisément leur transmission lors d’un changement de syndic.
Le principe est donc simple :
le changement de gestionnaire ne doit pas entraîner une perte de mémoire de la copropriété.
Cette transmission est indispensable pour que le nouveau syndic puisse notamment :
- connaître la situation bancaire ;
- reprendre la comptabilité ;
- payer les fournisseurs ;
- poursuivre les appels de fonds ;
- suivre les impayés ;
- reprendre les contrats ;
- continuer les travaux en cours ;
- gérer les sinistres ;
- poursuivre les procédures judiciaires ;
- préparer la prochaine assemblée générale.
Quels sont exactement les délais de transmission ?
Il existe plusieurs échéances successives.
| Délai | Éléments à transmettre |
|---|---|
| 15 jours après la cessation des fonctions | Situation de trésorerie, références des comptes bancaires du syndicat et coordonnées de la banque. |
| 1 mois après la cessation des fonctions | Ensemble des documents et archives du syndicat, ainsi que les documents dématérialisés concernés dans un format téléchargeable et imprimable. |
| 2 mois après l’expiration du délai précédent | État des comptes des copropriétaires et état des comptes du syndicat après apurement et clôture. |
Pour la dernière étape, il faut donc bien lire le texte.
Il ne prévoit pas simplement « deux mois après la cessation des fonctions ».
Il prévoit deux mois après l’expiration du délai d’un mois.
En pratique, les comptes apurés et clôturés doivent donc être fournis au plus tard environ trois mois après la cessation des fonctions.
Que doit remettre l’ancien syndic dans les 15 jours ?
Cette première échéance concerne ce qui permet au nouveau syndic de comprendre immédiatement la situation financière et bancaire de la copropriété.
L’ancien syndic doit remettre :
- la situation de trésorerie ;
- les références des comptes bancaires du syndicat ;
- les coordonnées de la banque.
Ces informations doivent permettre au nouveau syndic de reprendre rapidement les relations avec l’établissement bancaire.
Le conseil JUDEXIMMO
La simple communication d’un numéro de compte ne suffit pas à elle seule à sécuriser la reprise.
Le nouveau syndic doit rapprocher les informations transmises avec :
- les derniers relevés bancaires ;
- la comptabilité disponible ;
- les paiements en cours ;
- les prélèvements automatiques ;
- les encaissements récents ;
- le fonds de travaux ;
- les comptes spécifiques éventuellement ouverts.
Le premier objectif est de s’assurer que la situation comptable et la réalité bancaire racontent bien la même histoire.
Que doit remettre l’ancien syndic dans le délai d’un mois ?
C’est l’étape principale de la transmission documentaire.
L’article 18-2 vise l’ensemble des documents et archives du syndicat.
Cette formulation est large.
Elle ne concerne donc pas seulement les documents que l’ancien syndic estime encore utiles.
Le nouveau gestionnaire doit pouvoir disposer des pièces permettant de comprendre l’historique et les dossiers en cours.
La transmission concerne aussi, lorsque cela s’applique, les documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés.
Ces fichiers doivent être transmis dans un format :
- téléchargeable ;
- et imprimable.
Autrement dit, une plateforme inaccessible après la fin du contrat ne constitue pas une véritable remise des archives numériques.
Quels documents comptables doivent être remis ensuite ?
L’ancien syndic doit encore réaliser un travail de clôture.
Dans les deux mois suivant l’expiration du délai d’un mois, il doit fournir :
- l’état des comptes de chaque copropriétaire ;
- l’état des comptes du syndicat ;
- après apurement et clôture.
Cette étape explique pourquoi la transmission comptable définitive peut intervenir après la remise initiale des archives.
Mais ce délai supplémentaire ne signifie pas que l’ancien syndic peut conserver pendant trois mois tous les documents comptables utiles à la gestion quotidienne.
Les archives et éléments disponibles relèvent déjà de l’obligation de transmission du premier mois.
La dernière échéance concerne la production des états après apurement et clôture.
Quelles archives faut-il concrètement récupérer ?
Une bonne reprise doit être organisée par familles documentaires.
Documents juridiques
- règlement de copropriété ;
- état descriptif de division ;
- modificatifs publiés ;
- procès-verbaux d’assemblées générales ;
- convocations ;
- feuilles de présence ;
- formulaires de vote par correspondance ;
- décisions judiciaires intéressant la copropriété.
Documents administratifs
- fiche synthétique ;
- informations du registre d’immatriculation ;
- carnet d’entretien ;
- correspondances importantes ;
- coordonnées des copropriétaires ;
- coordonnées des prestataires.
Assurances
- contrats d’assurance ;
- avenants ;
- déclarations de sinistre ;
- rapports d’expertise ;
- indemnisations ;
- dossiers non clôturés.
Contrats fournisseurs
- ascenseur ;
- chauffage ;
- nettoyage ;
- espaces verts ;
- énergie ;
- maintenance ;
- sécurité ;
- autres contrats récurrents.
Documents techniques
- diagnostics ;
- plans ;
- rapports de contrôle ;
- dossiers d’entretien ;
- dossiers techniques des équipements ;
- garanties ;
- documents relatifs au plan pluriannuel de travaux lorsqu’il existe.
Une copropriété ne devrait pas découvrir plusieurs années plus tard qu’un dossier important existait uniquement dans la messagerie professionnelle de l’ancien gestionnaire.
Les archives numériques doivent-elles aussi être transmises ?
Oui.
C’est désormais expressément prévu par l’article 18-2.
Lorsque les documents dématérialisés concernés existent, ils doivent être remis au nouveau syndic dans un format téléchargeable et imprimable.
Cela concerne notamment les pièces utiles à la continuité de la gestion qui étaient conservées dans :
- l’extranet ;
- le logiciel de gestion ;
- l’espace documentaire ;
- les dossiers numériques de l’immeuble.
Une transmission numérique sérieuse doit également préserver autant que possible une organisation compréhensible des fichiers.
Recevoir plusieurs milliers de fichiers portant des noms incompréhensibles n’est pas équivalent à recevoir un dossier correctement structuré.
Points à vérifier
- les fichiers peuvent-ils être ouverts ?
- les PDF sont-ils complets ?
- les dossiers sont-ils classés ?
- les années sont-elles identifiables ?
- les pièces comptables sont-elles rattachables aux exercices concernés ?
- les archives comprennent-elles les documents anciens et les dossiers en cours ?
Que se passe-t-il lorsque les archives sont stockées chez un prestataire spécialisé ?
La copropriété peut avoir confié tout ou partie de ses archives à une entreprise spécialisée.
L’existence de ce prestataire ne libère pas l’ancien syndic de ses obligations.
Dans le délai d’un mois, il doit informer le prestataire du changement de syndic et lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic.
Il faut ensuite organiser concrètement la continuité d’accès aux archives.
Le nouveau syndic doit donc identifier :
- le prestataire concerné ;
- le périmètre exact des archives confiées ;
- les modalités d’accès ;
- les éventuels frais ;
- la durée de conservation ;
- la procédure de restitution physique ou numérique.
Comment vérifier si la transmission est réellement complète ?
Il faut établir un inventaire.
La mauvaise méthode consiste à recevoir plusieurs cartons, signer un récépissé général et découvrir trois mois plus tard qu’un dossier travaux ou une procédure judiciaire manquait.
La bonne méthode consiste à rapprocher les documents reçus de plusieurs sources :
- les derniers procès-verbaux d’assemblée générale ;
- la comptabilité ;
- la liste des contrats ;
- le carnet d’entretien ;
- les dossiers travaux ;
- les dossiers de sinistres ;
- les contentieux connus ;
- les informations détenues par le conseil syndical.
Chaque résolution récente peut servir de piste.
Si une assemblée a voté un ravalement, il doit exister un dossier correspondant.
Si un contentieux est mentionné dans un procès-verbal, il doit exister des pièces judiciaires.
Si une facture importante apparaît en comptabilité, son justificatif doit pouvoir être retrouvé.
L’absence d’un document attendu constitue déjà une anomalie à signaler.
Quels documents comptables faut-il contrôler en priorité ?
La comptabilité est souvent la partie la plus sensible d’une reprise de gestion.
Il faut notamment récupérer et rapprocher :
- grand livre ;
- balance générale ;
- annexes comptables ;
- budget prévisionnel ;
- relevés bancaires ;
- état des impayés ;
- comptes individuels des copropriétaires ;
- comptes fournisseurs ;
- fonds travaux ;
- comptes d’attente ;
- appels de fonds émis ;
- opérations de travaux en cours.
Le nouveau syndic doit également comprendre les écritures qui restent ouvertes.
Un solde fournisseur inexpliqué ou un compte d’attente ancien peut signaler un dossier qu’il faudra reprendre.
Pour approfondir :
→ Audit des comptes de copropriété : comment vérifier leur fiabilité ?
Quels dossiers travaux doivent être transmis ?
Les travaux en cours constituent un risque important lorsqu’une transition documentaire est incomplète.
Le dossier devrait notamment permettre de retrouver :
- la résolution ayant autorisé les travaux ;
- les devis ;
- le marché signé ;
- les éventuels avenants ;
- les appels de fonds ;
- les factures ;
- les comptes rendus de chantier ;
- les courriers avec l’entreprise ;
- les procès-verbaux de réception ;
- les réserves ;
- les garanties ;
- les attestations d’assurance des intervenants lorsqu’elles sont nécessaires.
Le nouveau syndic doit également identifier immédiatement les échéances en cours.
Une garantie, une réserve ou un délai de recours ne doit pas être perdu simplement parce que le gestionnaire a changé.
Que faut-il récupérer concernant les impayés et les procédures judiciaires ?
Un contentieux interrompu ou mal repris peut avoir des conséquences importantes.
Le dossier doit permettre d’identifier :
- le copropriétaire ou tiers concerné ;
- la nature du litige ;
- les sommes réclamées ;
- les mises en demeure ;
- les commandements éventuels ;
- les assignations ;
- les conclusions ;
- les décisions rendues ;
- les délais de recours ;
- les coordonnées de l’avocat ;
- la prochaine échéance procédurale.
Le nouveau syndic doit rapidement contacter les professionnels qui suivent les procédures afin de signaler le changement de représentant du syndicat.
Une affaire judiciaire ne se met pas en pause parce qu’un mandat de syndic a changé.
Quand faut-il mettre en demeure l’ancien syndic ?
Lorsque l’un des délais prévus par l’article 18-2 est dépassé et que les éléments concernés ne sont pas transmis, la situation doit être formalisée.
Une simple relance téléphonique peut être utile sur le plan pratique.
Elle ne remplace toutefois pas la mise en demeure exigée avant le recours spécifique prévu par l’article 18-2.
Il est donc utile de procéder en deux temps :
- inventorier précisément les éléments manquants ;
- adresser une mise en demeure détaillée demandant leur transmission.
Cette démarche évite les courriers vagues du type :
« Merci de nous transmettre toutes les archives manquantes. »
Plus la demande est précise, plus il sera facile de démontrer ensuite ce qui n’a pas été remis.
Que doit contenir la mise en demeure ?
La mise en demeure devrait notamment rappeler :
- l’identité de la copropriété ;
- la date de cessation des fonctions de l’ancien syndic ;
- la date de prise de fonction du nouveau syndic ;
- le fondement juridique : article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;
- les délais légaux déjà expirés ;
- la liste précise des documents, informations ou comptes manquants ;
- la demande de transmission ;
- le délai laissé pour régulariser ;
- la possibilité d’une saisine du président du tribunal judiciaire en référé en l’absence de régularisation.
La preuve de l’envoi et de la réception doit naturellement être conservée.
Le conseil JUDEXIMMO
Joignez, lorsque cela est utile, un tableau d’inventaire.
| Document attendu | Reçu | Incomplet | Non reçu |
|---|---|---|---|
| Grand livre N | ☐ | ☐ | ☐ |
| Relevés bancaires | ☐ | ☐ | ☐ |
| Dossier travaux toiture | ☐ | ☐ | ☐ |
| Dossier contentieux copropriétaire X | ☐ | ☐ | ☐ |
Un tableau factuel vaut souvent mieux que dix échanges où chacun affirme avoir « normalement tout envoyé ».
Quel recours si la mise en demeure reste sans effet ?
L’article 18-2 prévoit expressément un recours.
Après mise en demeure restée infructueuse :
- le syndic nouvellement désigné ;
- ou le président du conseil syndical ;
peut demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé d’ordonner la remise des éléments concernés. Sur les missions de contrôle et d’assistance de cet organe, voir également notre dossier consacré au rôle du conseil syndical.
La demande peut porter sur :
- les pièces ;
- les informations ;
- les documents dématérialisés ;
- ainsi que les éléments comptables visés par le texte.
Le juge peut ordonner leur transmission sous astreinte.
L’article 18-2 prévoit également la possibilité de demander le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice d’une provision à valoir sur d’éventuels dommages et intérêts.
À quoi sert l’astreinte ?
L’astreinte constitue un moyen de pression financière destiné à obtenir l’exécution de la décision du juge.
Par exemple, le tribunal peut ordonner :
la remise de certains documents dans un délai déterminé, sous peine d’une somme due par jour de retard.
Son objectif principal n’est donc pas de réparer le préjudice passé.
Il est de faire cesser le blocage et d’obtenir effectivement la remise des éléments nécessaires à la copropriété.
Attention : ce recours n’est pas la pénalité de 15 € par jour
Il faut distinguer deux mécanismes souvent confondus.
Documents demandés par le conseil syndical pendant le mandat
Le droit prévoit, dans certaines conditions, une pénalité de 15 € par jour de retard lorsque le syndic en exercice ne transmet pas au conseil syndical certains documents demandés pour l’exercice de sa mission.
JUDEXIMMO traite déjà cette situation dans ses articles consacrés aux documents non transmis au conseil syndical.
Archives non transmises après un changement de syndic
Le présent article concerne une autre situation.
Le mandat de l’ancien syndic a cessé.
La transmission est régie par l’article 18-2.
En cas de blocage après mise en demeure, le mécanisme prévu est notamment la saisine du tribunal judiciaire en référé afin d’obtenir la remise des documents sous astreinte.
Il ne faut donc pas appliquer mécaniquement la pénalité de 15 € par jour à une situation de transmission ancien syndic → nouveau syndic.
Pour le droit du conseil syndical pendant le mandat :
→ Le syndic refuse de transmettre les documents : quels droits pour le conseil syndical ?
La responsabilité de l’ancien syndic peut-elle être recherchée ?
La remise forcée des archives et une éventuelle action en responsabilité sont deux questions différentes.
Le premier objectif est généralement de récupérer rapidement les éléments nécessaires à la gestion.
Mais une transmission tardive ou incomplète peut aussi avoir causé un préjudice.
Par exemple :
- perte d’un délai de recours ;
- retard dans un contentieux ;
- impossibilité de recouvrer rapidement des impayés ;
- pénalités ou retards fournisseurs ;
- perte d’une garantie liée à des travaux ;
- coûts de reconstitution comptable ;
- honoraires supplémentaires du nouveau syndic ou d’un professionnel ;
- difficulté dans le traitement d’un sinistre.
L’article 18-2 réserve expressément la possibilité d’une provision à valoir sur des dommages et intérêts.
Une éventuelle action en responsabilité doit toutefois être analysée séparément à partir :
- du manquement ;
- du préjudice réellement subi ;
- et du lien entre les deux.
La transmission doit être préparée avant même le changement de syndic
La meilleure manière de gérer une mauvaise transmission reste encore de l’anticiper.
Avant l’assemblée qui désigne un nouveau syndic, le conseil syndical peut commencer à recenser :
- les contrats ;
- les comptes ;
- les travaux ;
- les contentieux ;
- les assurances ;
- les diagnostics ;
- les documents réglementaires.
Cela permettra ensuite de contrôler beaucoup plus rapidement la remise des archives.
Pour préparer toute la procédure :
→ Changer de syndic en fin de mandat : procédure, vote et transition
Si aucun successeur n’a été désigné et que la copropriété se retrouve sans syndic, consultez également copropriété sans syndic : que faire et comment désigner un nouveau syndic ?
Les erreurs les plus fréquentes
1. Attendre trois mois avant de vérifier quoi que ce soit
Les premières obligations interviennent dès 15 jours et un mois.
Il ne faut donc pas attendre l’échéance comptable finale pour contrôler les archives.
2. Envoyer une demande trop vague
« Il manque des documents » est difficile à exploiter.
Un inventaire détaillé est beaucoup plus efficace.
3. Confondre les délais
Trésorerie, archives et comptes clôturés n’ont pas la même échéance.
4. Oublier les fichiers numériques
Une copropriété peut disposer d’une quantité importante d’informations uniquement dématérialisées.
5. Ne contrôler que la comptabilité
Travaux, contrats, assurances, procédures et documents techniques peuvent être tout aussi importants.
6. Signer trop vite une réception globale sans réserve
Une remise matérielle n’établit pas nécessairement que l’ensemble des archives attendues a été reçu.
7. Confondre la pénalité de 15 € avec l’article 18-2
Les deux mécanismes répondent à des situations différentes.
8. Laisser plusieurs mois s’écouler sans mise en demeure
Lorsque le délai est dépassé et que les pièces sont clairement manquantes, il faut formaliser rapidement la demande.
Checklist de reprise des archives après changement de syndic
Dans les 15 jours
- ☐ Situation de trésorerie reçue.
- ☐ Références des comptes bancaires reçues.
- ☐ Coordonnées de la banque reçues.
- ☐ Premier rapprochement bancaire réalisé.
Dans le mois
- ☐ Règlement de copropriété et modificatifs.
- ☐ Procès-verbaux d’AG.
- ☐ Feuilles de présence.
- ☐ Contrats fournisseurs.
- ☐ Assurances.
- ☐ Carnet d’entretien.
- ☐ Diagnostics.
- ☐ Dossiers travaux.
- ☐ Dossiers sinistres.
- ☐ Dossiers contentieux.
- ☐ Documents comptables disponibles.
- ☐ Archives numériques.
- ☐ Coordonnées du prestataire d’archives si nécessaire.
Au plus tard à l’échéance comptable prévue par l’article 18-2
- ☐ État des comptes de chaque copropriétaire.
- ☐ État des comptes du syndicat.
- ☐ Apurement effectué.
- ☐ Clôture effectuée.
- ☐ Soldes rapprochés avec les éléments déjà transmis.
En cas de pièces manquantes
- ☐ Liste détaillée établie.
- ☐ Dates légales vérifiées.
- ☐ Relances conservées.
- ☐ Mise en demeure envoyée.
- ☐ Preuve de réception conservée.
- ☐ Réponse de l’ancien syndic analysée.
- ☐ Saisine en référé envisagée si nécessaire.
Les principaux textes applicables
| Texte | Objet |
|---|---|
| Article 18 de la loi du 10 juillet 1965 | Mission du syndic et obligation d’assurer la conservation des archives du syndicat. |
| Article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 | Transmission entre ancien et nouveau syndic : trésorerie, banque, archives, documents numériques et comptes. |
| Article 18-2 – recours | Après mise en demeure infructueuse, possibilité pour le nouveau syndic ou le président du conseil syndical de saisir le président du tribunal judiciaire statuant en référé. |
Sources officielles
- Légifrance — article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965
- Légifrance — article 18 de la loi du 10 juillet 1965
- Service-Public.fr — changer de syndic en fin de mandat
- ANIL — réforme du droit de la copropriété et transmission lors d’un changement de syndic
Questions fréquentes
Combien de temps l’ancien syndic a-t-il pour transmettre les archives ?
Il dispose d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions pour transmettre l’ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que les documents dématérialisés concernés.
Que doit-il transmettre dans les 15 jours ?
La situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque.
A-t-il trois mois pour tout transmettre ?
Non. C’est une confusion fréquente. Les informations bancaires sont dues sous 15 jours et les archives sous un mois. Le délai supplémentaire concerne les états des comptes après apurement et clôture.
Les documents numériques sont-ils concernés ?
Oui. L’article 18-2 vise expressément les documents dématérialisés concernés, qui doivent être remis dans un format téléchargeable et imprimable.
Que faire si l’ancien syndic dit avoir confié les archives à une société extérieure ?
Il doit informer le prestataire du changement de syndic et lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic. Le recours à un prestataire n’efface donc pas l’obligation d’organiser la continuité.
Qui peut mettre en demeure l’ancien syndic ?
En pratique, la demande est portée dans le cadre de la reprise de gestion. L’article 18-2 autorise ensuite expressément le nouveau syndic ou le président du conseil syndical, après mise en demeure restée infructueuse, à saisir le président du tribunal judiciaire statuant en référé.
Le juge peut-il obliger l’ancien syndic à remettre les documents ?
Oui. Il peut ordonner leur remise sous astreinte.
Peut-on demander des dommages et intérêts ?
L’article 18-2 réserve notamment la possibilité d’une provision à valoir sur des dommages et intérêts. La responsabilité doit toutefois être appréciée en fonction du manquement et du préjudice réellement subi.
La pénalité de 15 € par jour s’applique-t-elle ?
Il ne faut pas confondre les régimes. La pénalité de 15 € par jour concerne certaines demandes de documents formulées par le conseil syndical au syndic en exercice. La transmission après changement de syndic relève de l’article 18-2 et de son mécanisme propre de mise en demeure et de référé.
L’analyse JUDEXIMMO Conseil
Le changement de syndic est souvent considéré comme terminé dès que le résultat du vote est annoncé en assemblée générale.
En réalité, le vote ne fait que changer le représentant juridique de la copropriété.
Pour que la gestion puisse réellement continuer, il faut aussi transmettre sa mémoire.
Une copropriété n’est pas seulement un solde bancaire et une liste de copropriétaires.
C’est plusieurs années de :
- contrats ;
- factures ;
- décisions ;
- travaux ;
- sinistres ;
- contentieux ;
- garanties ;
- échanges ;
- documents techniques.
Si cette mémoire disparaît lors du changement de syndic, le nouveau gestionnaire ne reprend pas réellement un dossier.
Il commence une reconstitution.
Et une reconstitution coûte du temps, parfois de l’argent, et peut faire perdre des droits.
C’est pourquoi JUDEXIMMO recommande de ne jamais contrôler la transmission avec une seule question :
« Avez-vous reçu les archives ? »
La bonne question est :
« Avons-nous reçu toutes les pièces qui devraient logiquement exister compte tenu des décisions, comptes, contrats, travaux et contentieux de cette copropriété ? »
La différence est considérable.
Le premier contrôle porte sur des cartons.
Le second porte sur la continuité réelle de la gestion.
Les archives remises par votre ancien syndic sont incomplètes ?
JUDEXIMMO Conseil peut analyser la transmission documentaire après un changement de syndic.
La mission peut notamment permettre :
- d’inventorier les pièces reçues ;
- d’identifier les documents manquants ;
- de rapprocher les archives des procès-verbaux et de la comptabilité ;
- de reconstituer les dossiers travaux, contrats ou contentieux ;
- de préparer une liste structurée des pièces à réclamer.
L’objectif est de permettre au nouveau syndic et au conseil syndical de repartir avec un dossier exploitable, documenté et organisé.
