La comptabilité d’une copropriété est un pilier essentiel de sa bonne gestion. Elle garantit la transparence, la fiabilité des décisions et la confiance entre le syndic et les copropriétaires.

Pourtant, de nombreuses copropriétés rencontrent chaque année des anomalies, souvent sans gravité au départ, mais qui peuvent entraîner des incompréhensions voire des litiges. Voici les 5 erreurs les plus courantes, et surtout comment les éviter.

1. Ne pas suivre le plan comptable spécifique de la copropriété

Depuis le 1er janvier 2007, la comptabilité des copropriétés doit respecter le plan comptable défini par le décret du 14 mars 2005. Certaines copropriétés ou syndics utilisent encore une comptabilité simplifiée ou associative, ce qui crée des confusions.

Les comptes doivent obligatoirement être tenus en partie double, avec un compte bancaire séparé et une balance annuelle. Cela garantit une lecture claire des dépenses et recettes par exercice.

2. Confondre dépenses courantes et travaux exceptionnels

Une erreur fréquente consiste à mélanger les charges de fonctionnement (nettoyage, entretien, assurances, etc.) avec les travaux exceptionnels (ravalement, réfection toiture, remplacement ascenseur…). Les deux ne suivent pas les mêmes règles de répartition, ni les mêmes majorités en assemblée générale.

Les travaux doivent toujours faire l’objet d’un vote spécifique et d’un suivi comptable distinct (compte “travaux” dédié).

3. Reporter des soldes d’un exercice sur l’autre sans justification

Une comptabilité saine suppose une clôture annuelle complète. Beaucoup de copropriétés accumulent des “restes à affecter” ou “écarts d’exercice” faute de régularisation des factures ou appels de fonds.

Conséquence : les copropriétaires ne savent plus ce qu’ils doivent exactement. Un audit comptable permet souvent de reconstituer les soldes réels et de corriger les affectations par exercice.

4. Oublier la mise en concurrence ou le contrôle des contrats

Une comptabilité rigoureuse ne se limite pas à enregistrer les factures : elle doit vérifier la pertinence économique des dépenses. Or, certains contrats (ascenseur, nettoyage, maintenance…) sont reconduits automatiquement pendant des années, sans vérification de tarifs ni cohérence avec les besoins.

Le conseil syndical doit recevoir régulièrement les relevés de dépenses et les devis comparatifs. C’est une obligation de transparence prévue par la loi du 10 juillet 1965.

5. Ne pas faire valider les comptes à temps

La loi impose que les comptes soient soumis à l’approbation de l’assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Un retard peut bloquer les travaux, créer des tensions avec les copropriétaires et engager la responsabilité du syndic.

Un calendrier comptable bien tenu (rapports trimestriels, relances fournisseurs, prévision AG) évite les erreurs et renforce la confiance.

Ce qu’il faut retenir

Une comptabilité de copropriété fiable repose sur trois principes :

1. Rigueur dans la saisie et le classement.
2. Transparence dans la communication au conseil syndical.
3. Contrôle externe régulier pour garantir la conformité.

Judeximmo Conseil réalise des audits comptables et documentaires permettant de détecter les anomalies, d’améliorer la gestion et d’apporter aux copropriétaires une vision claire et fiable de leur budget.