Chaque assemblée générale marque un moment clé dans la vie d’une copropriété. Les décisions qui y sont prises engagent tous les copropriétaires, parfois pour plusieurs années. Le procès-verbal (PV) est donc bien plus qu’un simple compte rendu : c’est un document juridique essentiel, garantissant la transparence et la sécurité des décisions collectives.

1. Un document obligatoire et encadré par la loi

Le procès-verbal d’assemblée générale est prévu par l’article 17 du décret du 17 mars 1967. Il doit être rédigé à l’issue de chaque assemblée générale et signé par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs.

Ce document constitue la preuve officielle des délibérations et des votes. Il fait foi jusqu’à inscription de faux et peut être produit devant les tribunaux en cas de litige.

💡 Sans procès-verbal valide, les décisions de l’assemblée peuvent être contestées ou déclarées inopposables.

2. Que doit contenir le procès-verbal ?

La loi fixe un contenu obligatoire, souvent incomplet dans les pratiques courantes. Un PV conforme doit mentionner :

• la date et le lieu de l’assemblée ;
• la liste des copropriétaires présents, représentés ou absents ;
• le nom du président, du secrétaire et des scrutateurs ;
• les résolutions soumises au vote avec le résultat détaillé (voix pour, contre, abstentions) ;
• les observations et réserves émises pendant la séance.

Chaque page doit être numérotée et paraphée pour éviter toute contestation ultérieure.

3. Les erreurs fréquentes à éviter

Beaucoup de syndics, bénévoles ou professionnels, négligent la précision de ce document. Parmi les erreurs les plus courantes :

• absence de mention du nom des signataires ;
• erreurs dans le détail des tantièmes ou des votes ;
• oubli d’une résolution rejetée ;
• absence de date de notification du PV.

⚠️ Ces irrégularités peuvent entraîner l’annulation partielle ou totale de l’assemblée par le tribunal judiciaire.

4. La notification du procès-verbal

Le syndic doit notifier le procès-verbal à tous les copropriétaires, qu’ils aient été présents ou non, dans un délai d’un mois après la tenue de l’assemblée.

Cette notification doit être faite :

• soit par lettre recommandée (papier ou électronique) ;
• soit via un extranet sécurisé si le copropriétaire a donné son accord.

📬 Le délai de deux mois pour contester une décision ne commence à courir qu’à compter de cette notification.

5. Conservation et accessibilité du PV

Les procès-verbaux doivent être :

• archivés sans limite de durée dans le registre des délibérations ;
• consultables à tout moment par les copropriétaires ;
• et idéalement numérisés sur l’extranet de la copropriété.

💾 Un PV clair, structuré et disponible renforce la transparence et limite les risques de litige.

6. L’accompagnement Judeximmo Conseil

Judeximmo Conseil propose un audit juridique et documentaire pour vérifier la conformité :

• du contenu des procès-verbaux ;
• des notifications effectuées ;
• et de la cohérence avec les résolutions votées et les documents comptables.

Objectif : sécuriser la gouvernance de la copropriété et prévenir tout risque de contestation.