Depuis plusieurs années, la loi impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires un extranet sécurisé, véritable espace numérique d’échange et de consultation des documents de l’immeuble.

Pourtant, dans les faits, cet outil est encore trop peu exploité, souvent réduit à un simple espace de dépôt de fichiers. Voyons pourquoi il est essentiel et ce qu’il devrait réellement offrir.

1. Un outil rendu obligatoire par la loi

L’obligation d’extranet est issue de la loi ALUR du 24 mars 2014, précisée par le décret du 23 mai 2019. Chaque syndic professionnel doit désormais mettre à disposition un espace en ligne sécurisé pour chaque copropriété, accessible à tout copropriétaire.

Cet espace doit contenir :

• les documents comptables (budgets, relevés, appels de fonds),
• les procès-verbaux d’assemblée générale,
• les contrats et devis en cours,
• les attestations d’assurance et le règlement de copropriété,
• le carnet d’entretien de l’immeuble,
• les informations techniques utiles à la gestion.

En résumé : tout ce qui permet un suivi clair et transparent de la gestion du syndicat des copropriétaires.

2. Un outil souvent sous-exploité

Dans la pratique, beaucoup d’extranets se limitent à un simple espace documentaire.

Or, la loi ne se contente pas d’une mise en ligne formelle : elle vise une véritable accessibilité de l’information.

Les problèmes fréquemment constatés :

• documents mal classés ou obsolètes,
• absence d’alerte lors d’un ajout,
• navigation peu intuitive,
• manque de mise à jour régulière.

Résultat : les copropriétaires finissent par ne plus s’y connecter, et l’outil perd tout son intérêt.

3. Un levier de transparence et de confiance

Un extranet bien géré peut devenir un véritable tableau de bord de la copropriété. Il facilite :

• la consultation rapide des documents,
• la réduction des échanges papier,
• la traçabilité des décisions et des interventions,
• une meilleure communication entre syndic, conseil syndical et copropriétaires.

Un conseil syndical qui maîtrise son extranet dispose d’une vue claire sur les dépenses, les travaux et les décisions votées.

4. Le rôle du conseil syndical

Le conseil syndical peut et doit participer activement à l’amélioration de l’extranet. Il peut :

• signaler les documents manquants,
• proposer une meilleure organisation des dossiers,
• demander des mises à jour régulières,
• aider les copropriétaires à se connecter et à utiliser l’outil.

L’extranet devient alors un outil collaboratif, et non un simple coffre numérique.

5. Ce qu’il faut retenir

L’extranet n’est pas un gadget administratif : c’est une obligation légale et un outil de transparence au service de tous les copropriétaires.

Encore faut-il qu’il soit réellement exploité.

Judeximmo Conseil accompagne les syndics et les conseils syndicaux dans la mise en conformité, la structuration documentaire et la bonne utilisation des outils numériques de gestion de copropriété.