Le syndic peut-il signer un contrat sans vote de l’assemblée générale ?

Le syndic représente le syndicat des copropriétaires et assure la gestion courante de l’immeuble.
Mais ce pouvoir de représentation n’est pas illimité.

Un jugement du Tribunal judiciaire de Dax rappelle utilement cette limite :
un syndic ne peut pas engager la copropriété dans un contrat qui relève de la décision de l’assemblée générale sans autorisation préalable des copropriétaires.

Dans cette affaire, un contrat de fourniture de services Wifi avait été souscrit par le syndic sans vote de l’assemblée générale.
Le tribunal a considéré que ce contrat était inopposable au syndicat des copropriétaires.
Le syndic a été condamné à indemniser la copropriété.

Le syndic peut administrer la copropriété. Il ne peut pas se substituer à l’assemblée générale lorsque la décision relève du vote des copropriétaires.

Une décision qui rappelle les limites du pouvoir du syndic

Dans une copropriété, le syndic occupe une place centrale.
Il convoque les assemblées générales, exécute les décisions votées, gère les contrats, suit les travaux, procède aux appels de fonds et représente le syndicat des copropriétaires.

Cette fonction implique nécessairement une capacité d’action.
Le syndic doit pouvoir signer certains documents, répondre aux prestataires, gérer les urgences et assurer la continuité de l’administration de l’immeuble.

Mais cette capacité d’action ne signifie pas qu’il peut décider seul de tout.

Dès qu’un engagement dépasse la simple gestion courante ou crée une obligation nouvelle importante pour la copropriété,
la question de l’autorisation de l’assemblée générale devient essentielle.

C’est précisément ce que rappelle l’affaire jugée à Dax.

Le syndic peut-il signer seul un contrat ?

La réponse doit être nuancée.

Oui, le syndic peut signer certains contrats nécessaires à la gestion courante de l’immeuble.
Il peut notamment assurer la continuité des prestations habituelles, gérer les contrats existants et accomplir les actes nécessaires à l’administration quotidienne de la copropriété.

En revanche, il ne peut pas engager seul la copropriété dans n’importe quel contrat.

La distinction essentielle se situe entre :

• les actes de gestion courante ;
• les actes conservatoires ou urgents ;
• les contrats déjà autorisés par l’assemblée générale ;
• les engagements nouveaux nécessitant une décision des copropriétaires.

Un contrat qui crée une nouvelle charge, engage durablement la copropriété ou modifie les services collectifs de l’immeuble
doit généralement être soumis à l’assemblée générale.

Le syndic n’a pas vocation à décider seul de l’opportunité d’un tel engagement.

Ce qu’a jugé le Tribunal judiciaire de Dax

Dans le dossier concerné, le syndic avait signé un contrat de service Wifi pour le compte de la copropriété.

Or ce contrat n’avait pas été préalablement autorisé par une décision d’assemblée générale.

Le tribunal a donc considéré que le syndic avait dépassé ses pouvoirs.

Conséquence importante : le contrat a été déclaré inopposable au syndicat des copropriétaires.

Autrement dit, la copropriété ne pouvait pas être tenue par un contrat conclu sans autorisation régulière lorsque cette autorisation était nécessaire.

Le syndic a également été condamné à indemniser la copropriété.

Cette décision est intéressante car elle rappelle une règle simple :
un contrat signé n’est pas nécessairement un contrat valablement engagé pour la copropriété.

Pourquoi le contrat a-t-il été déclaré inopposable ?

L’inopposabilité signifie que le contrat ne peut pas produire ses effets à l’égard du syndicat des copropriétaires.

Ce n’est pas seulement une question de forme.
C’est une conséquence directe du dépassement de pouvoir du syndic.

Lorsqu’un syndic signe un contrat qui aurait dû être soumis à l’assemblée générale,
il prend le risque d’engager sa responsabilité personnelle ou professionnelle.

Le syndicat des copropriétaires peut alors soutenir qu’il n’a jamais valablement autorisé cet engagement.

Cette solution protège les copropriétaires contre les engagements pris sans vote,
sans information préalable et sans validation collective.

Le prestataire doit-il vérifier les pouvoirs du syndic ?

L’autre point intéressant de cette affaire concerne le prestataire.

Le tribunal a également critiqué le prestataire pour ne pas avoir vérifié si le syndic disposait bien des pouvoirs nécessaires pour signer le contrat.

Cette précision est importante.

Lorsqu’un professionnel contracte avec une copropriété, il ne peut pas toujours se contenter de la signature du syndic.

Selon la nature du contrat, il peut être prudent de demander :

• la résolution d’assemblée générale autorisant le contrat ;
• le procès-verbal correspondant ;
• les limites du mandat donné au syndic ;
• les conditions financières votées ;
• la durée de l’engagement autorisé.

Un prestataire sérieux doit donc s’assurer que la personne qui signe dispose effectivement du pouvoir d’engager la copropriété.

Cette exigence protège aussi le prestataire lui-même.
Car un contrat déclaré inopposable peut devenir une très mauvaise surprise commerciale.

Quels contrats peuvent nécessiter un vote de l’assemblée générale ?

Tous les contrats ne nécessitent pas systématiquement un vote spécifique.
Mais certains engagements doivent attirer l’attention du conseil syndical.

C’est notamment le cas lorsque le contrat :

• crée un nouveau service collectif ;
• engage la copropriété sur plusieurs années ;
• entraîne une dépense significative ;
• modifie les équipements communs ;
• porte sur des travaux ou prestations non prévus au budget ;
• dépasse la simple administration courante ;
• n’a jamais été présenté aux copropriétaires.

Parmi les exemples sensibles, on peut citer :

• un contrat Wifi collectif ;
• un nouveau contrat de vidéosurveillance ;
• un service numérique imposé à l’immeuble ;
• un contrat d’entretien nouveau et coûteux ;
• un engagement pluriannuel important ;
• un contrat de travaux non voté ;
• un équipement collectif ajouté sans décision.

Le sujet n’est donc pas seulement juridique.
Il est aussi financier.

Un contrat non autorisé peut générer des charges supplémentaires que les copropriétaires découvrent parfois tardivement.

Gestion courante ou décision d’assemblée générale : où est la limite ?

La frontière n’est pas toujours évidente.

Le syndic doit pouvoir gérer l’immeuble sans demander une autorisation pour chaque acte mineur.
Sinon, la copropriété deviendrait ingérable.

Mais cette souplesse ne doit pas devenir un blanc-seing.

Un acte de gestion courante correspond généralement à une action nécessaire, habituelle ou conforme aux décisions déjà votées.

À l’inverse, une décision qui engage la copropriété dans une prestation nouvelle,
modifie les services collectifs ou crée une dépense significative doit être examinée avec prudence.

La bonne question à poser est souvent la suivante :

Les copropriétaires ont-ils été informés et ont-ils voté l’engagement que le syndic prétend signer ?

Si la réponse est non, le risque juridique existe.

Quels sont les risques pour la copropriété ?

Un contrat signé sans autorisation peut produire plusieurs conséquences négatives.

Une dépense non maîtrisée

Les copropriétaires peuvent se retrouver avec une charge nouvelle qui n’a jamais été clairement votée.

Cela peut entraîner une hausse des charges ou des appels de fonds contestés.

Un contentieux avec le prestataire

Si la copropriété refuse de payer, le prestataire peut engager une action.
Le débat portera alors sur les pouvoirs du syndic et l’opposabilité du contrat.

Une responsabilité du syndic

Si le syndic a dépassé ses pouvoirs, sa responsabilité peut être recherchée.

La copropriété peut demander réparation du préjudice subi.

Une perte de confiance

Lorsqu’un conseil syndical découvre un contrat signé sans vote,
la confiance avec le syndic peut être fortement dégradée.

Et en copropriété, la confiance est déjà une denrée rare.
Autant éviter de la transformer en espèce protégée.

Que peut faire le conseil syndical ?

Le conseil syndical dispose d’un rôle essentiel de contrôle.

Il peut notamment demander communication des contrats conclus par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires.

En cas de doute, il peut vérifier :

• la date de signature du contrat ;
• l’identité du signataire ;
• la durée de l’engagement ;
• le montant annuel ou global ;
• la résolution d’assemblée générale autorisant le contrat ;
• les conditions de résiliation ;
• l’imputation comptable des dépenses.

Cette vérification est particulièrement importante lorsque les charges augmentent ou lorsqu’un nouveau poste de dépense apparaît dans les comptes.

Comment réagir si un contrat a été signé sans autorisation ?

La première étape consiste à obtenir les documents.

Il ne faut pas se limiter à une explication orale.
Le conseil syndical doit demander :

• le contrat signé ;
• les factures émises ;
• les échanges avec le prestataire ;
• la résolution d’assemblée générale éventuellement invoquée ;
• les écritures comptables correspondantes.

Ensuite, il faut analyser si le contrat relevait réellement de la gestion courante ou s’il nécessitait une autorisation préalable de l’assemblée générale.

Si l’autorisation était nécessaire et inexistante, plusieurs options peuvent être envisagées :

• demander des explications écrites au syndic ;
• mettre le sujet à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale ;
• contester les dépenses correspondantes ;
• demander la résiliation du contrat ;
• rechercher la responsabilité du syndic si un préjudice est établi.

Chaque situation doit être examinée au cas par cas.

L’analyse pratique JUDEXIMMO

Dans les audits de copropriété, les contrats sont souvent un excellent révélateur de la qualité de gestion.

Il arrive que des copropriétaires découvrent l’existence de contrats dont ils n’avaient jamais entendu parler.

Certains contrats ont été signés depuis plusieurs années.
D’autres sont reconduits automatiquement.
Certains génèrent des charges régulières sans que l’assemblée générale ait clairement validé leur principe.

L’analyse doit alors porter sur plusieurs points :

• le contrat existe-t-il réellement ?
• a-t-il été signé par le syndic ?
• a-t-il été autorisé par une assemblée générale ?
• le montant correspond-il à ce qui a été voté ?
• la durée est-elle conforme à la décision prise ?
• les factures correspondent-elles au contrat ?
• la copropriété subit-elle un préjudice ?

La décision du Tribunal judiciaire de Dax rappelle donc un principe très utile :
un contrat signé n’est pas forcément un contrat régulièrement autorisé.

Pour les conseils syndicaux, c’est un point de contrôle essentiel.

Pourquoi cet arrêt concerne aussi les prestataires ?

Cette affaire ne doit pas être lue uniquement comme une décision contre un syndic.

Elle envoie également un message aux prestataires qui contractent avec des copropriétés.

Une copropriété n’est pas une entreprise classique.
Le syndic la représente, mais certains engagements nécessitent une décision collective.

Un professionnel qui accepte de signer un contrat important sans vérifier l’existence d’une autorisation prend donc un risque.

Ce rappel est important pour les entreprises intervenant dans les immeubles :
fournisseurs de services numériques, entreprises de maintenance, sociétés de travaux, prestataires de sécurité ou opérateurs techniques.

Conclusion

Le syndic dispose d’un pouvoir de représentation indispensable au fonctionnement de la copropriété.

Mais ce pouvoir connaît des limites.

Lorsqu’un contrat nécessite une autorisation de l’assemblée générale,
le syndic ne peut pas se substituer au vote des copropriétaires.

La décision du Tribunal judiciaire de Dax rappelle que le dépassement de pouvoir peut avoir des conséquences lourdes :
inopposabilité du contrat, responsabilité du syndic et indemnisation de la copropriété.

Pour les conseils syndicaux, le message est clair :
les contrats doivent être vérifiés, documentés et rapprochés des décisions d’assemblée générale.

En copropriété, la signature d’un contrat ne suffit pas.
Encore faut-il que le syndic ait eu le pouvoir de le signer.